Recepcionista bilingüe para dentistas
Pacientes nuevos agendados desde la primera llamada, en inglés o español, por Victoria, nuestra recepcionista con IA.
Habla o escribe con Victoria. Tu precio en unos 2 minutos.
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Las llamadas que Victoria contesta por ti
- “Soy paciente nuevo. ¿Tienen algo esta semana para limpieza y revisión?”
- “¿Aceptan Delta Dental? ¿Y Medi-Cal Dental?”
- “Anoche se me cayó la corona. ¿Me pueden ver hoy?”
- “Tengo un lado de la cara hinchado y va empeorando.”
Más llamadas (4)Menos llamadas
- “¿Les pueden hacer la limpieza a mis hijos justo después de la mía?”
- “¿Cuánto cuesta una limpieza si no tengo seguro?”
- “¿Hacen blanqueamiento dental? ¿Cuánto tarda?”
- “Mis beneficios se renuevan en enero. ¿Me pueden poner la corona antes?”
Así va una llamada
Una llamada típica y el resumen que recibes al terminar.
Lo que recibes
- Paciente
- Rosa Delgado, paciente nueva
- Motivo
- Limpieza y revisión
- Cita
- Jueves, 2:30
- Número
- El celular de su hija, desde el que llamaron
- Confirmación enviada al celular de su hija
- Pacientes nuevos agendados aunque la recepción esté ocupada
- Cancelaciones que te llegan antes de abrir
- Un diente roto en sábado llega a la persona correcta
- Victoria:
Gracias por llamar a tu consultorio, habla Victoria. ¿En qué le puedo ayudar?
- Cliente:
Hola, le quiero hacer cita a mi mamá para una limpieza. Nunca ha ido a su consultorio. Ahorita se la paso para que le pregunte lo de su seguro.
- Cliente:
Buenas tardes. ¿Aceptan Medi-Cal Dental?
- Victoria:
Sí, el consultorio atiende pacientes de Medi-Cal Dental. Para limpieza y revisión de paciente nuevo tengo el jueves a las 2:30 o el próximo martes a las 9:00. ¿Cuál le queda mejor?
- Cliente:
El jueves a las 2:30, por favor.
- Victoria:
Con gusto. ¿Me da su nombre completo y un número para mandarle la confirmación?
- Cliente:
Rosa Delgado. Mándela al celular de mi hija, a este número.
- Victoria:
Listo, señora Delgado: jueves a las 2:30, limpieza y revisión. Traiga su tarjeta de Medi-Cal, y ahorita le llega la confirmación a su hija.
Una ilustración de una llamada típica, no un cliente real.
Cómo funciona
- 1
Haz la evaluación gratis
Unas preguntas sobre cómo trabaja tu negocio hoy.
- 2
Recibe tu precio
Lo ves en pantalla antes de comprometerte a nada, y puedes mandártelo por correo.
- 3
Lo dejamos listo
Una llamada de configuración con Nathaniel, en persona en el área de Santa Bárbara o por teléfono o video.
Preguntas frecuentes
¿No ves la tuya? Pregúntale a Victoria en la evaluación, o llama al (805) 970-2936.
¿Cuánto le cuesta Victoria a un consultorio dental?
El precio del consultorio depende de sus llamadas (las llamadas extra se cobran por llamada), con español y llamadas fuera de horario incluidos, para solo llamadas o también para mensajes, correo, chat y redes. La evaluación gratis de 2 minutos calcula tu precio con tus llamadas. Si no te convence en los primeros 30 días, te devolvemos tu primer pago mensual. La llamada de configuración también es el momento para plantear lo del BAA.
¿Qué pasa con HIPAA y el acuerdo de socio comercial (BAA)?
Tu consultorio es una entidad cubierta por HIPAA, y un servicio de contestación que toma datos de pacientes por ti es un socio comercial (business associate), así que las reglas piden un acuerdo de socio comercial por escrito (BAA) antes de que Victoria conteste llamadas de pacientes (45 CFR 164.502(e)). Plantéalo antes de configurar nada, y lo revisamos contigo en la llamada de configuración. Nathaniel, quien configura a Victoria, trabajó en IBM en HCUP (Healthcare Cost and Utilization Project), el proyecto federal de datos hospitalarios, donde el trabajo cumplía con HIPAA. Tu propio abogado o asesor de cumplimiento decide lo que necesita tu consultorio. De forma predeterminada, Victoria deja los detalles clínicos fuera de los mensajes y de los resúmenes de llamada: el consultorio recibe el nombre del paciente, su número y un motivo general como 'limpieza' o 'dolor de muela'.
¿Victoria distingue una urgencia dental de una llamada de rutina?
Trabaja con la lista que escribe tu dentista, por ejemplo una cara hinchada, un diente que se salió, un sangrado que no para o una corona que se cayó, y con lo que hay que hacer en cada caso: pasar la llamada al número que nos diste para urgencias, agendar uno de tus espacios del mismo día o leerle a la persona la instrucción que escribió tu dentista, como ir a urgencias o llamar al 911. Victoria no evalúa síntomas por su cuenta. Un síntoma que no está en la lista le llega al consultorio como una solicitud de llamada marcada, con un motivo general como 'dolor de muela', para que alguien de tu equipo escuche los detalles directamente del paciente.
¿Los pacientes sabrán que hablan con una IA?
No, a menos que lo pregunten. Si un paciente pregunta si habla con una persona, Victoria le dice que es una asistente de inteligencia artificial del consultorio; nunca dice lo contrario. Un paciente con dudas sobre una extracción o un tratamiento de conducto puede pedir que alguien del consultorio le regrese la llamada, y la petición queda en el resumen.
Más preguntas (4)Menos preguntas
¿De verdad habla español?
Sí. En la llamada de configuración tú escoges cómo saluda: en inglés, en español o en los dos idiomas en una sola frase. Después sigue a cada persona y cambia de idioma a media llamada, así un paciente puede preguntar por Medi-Cal Dental, cambiar una limpieza o preguntar dónde estacionarse completamente en español, y al terminar la llamada el consultorio recibe su resumen.
¿Agenda en Dentrix, Eaglesoft u Open Dental?
Open Dental se puede conectar directo, así que puede agendar ahí; lo confirmamos en la llamada de configuración. Dentrix y Eaglesoft necesitan la aprobación del proveedor, así que agendar directo en ellos es un desarrollo a la medida que cotizamos aparte. Mientras tanto, agenda en un calendario con tus espacios para pacientes nuevos y del mismo día, y cada cita le llega al consultorio por mensaje para que la recepción la pase a tu agenda entre un registro y otro.
¿Conservamos el número del consultorio?
Sí. Los pacientes siguen marcando el número de sus tarjetas de cita y del directorio de proveedores de su aseguradora; en la llamada de configuración decidimos juntos si todas las llamadas se desvían a Victoria o solo las que la recepción no alcanza a tomar, según tu sistema telefónico. Si una llamada se corta antes de que alguien conteste, la persona recibe el mensaje que aprobaste en la configuración, enviado desde un número local registrado del negocio. Las compañías telefónicas tienen que aprobar ese número antes de que pueda mandar mensajes, lo que tarda desde alrededor de una semana hasta dos o tres semanas (Twilio); contestar llamadas no espera esa aprobación.
¿Quién lo configura y qué tiene que hacer el consultorio?
Nathaniel Ross, el fundador, lo configura él mismo. Trabaja desde Santa Bárbara, y hablas con él en la llamada de configuración. Ten a la mano los horarios de tus dentistas e higienistas, los tipos de cita y cuánto dura cada uno, los espacios para pacientes nuevos, los planes que aceptas, tu lista de urgencias y el número al que deben sonar las llamadas urgentes. Puedes llamar y escuchar a Victoria antes de que conteste a un solo paciente, y plantéale lo del BAA antes de que empiece a contestar llamadas de pacientes.
Los detalles
En resumen
A las 8:15 de un lunes, la recepción está registrando a los primeros pacientes y escaneando tarjetas de seguro mientras suena la otra línea.
Una de esas llamadas puede ser un paciente nuevo que te encontró en Google, y mientras espera en la línea, el siguiente consultorio de los resultados está a un clic de distancia.
Victoria contesta esa línea en inglés o en español y agenda a los pacientes nuevos en los espacios que apartaste.
Lo que te frena
Las llamadas a la hora de la comida caen en el buzón.Las cancelaciones y las faltas dejan vacío el sillón.Las llamadas del fin de semana esperan al lunes.Los pacientes que hablan español esperan o cuelgan.
Las llamadas a la hora de la comida caen en el buzón
Cuando la recepción cierra para comer, los pacientes que trabajan aprovechan su propia hora de comida para llamar, y les contesta el buzón de voz.
La recepción regresa esos recados a las 2, cuando ya volvieron al trabajo y no pueden contestar, y empieza el ir y venir de llamadas.
Las cancelaciones y las faltas dejan vacío el sillón
Un paciente que olvida su limpieza de las 9 le deja a tu higienista una hora libre, y una cancelación que llega a las 7 de la mañana se queda en el buzón de voz hasta que alguien en la recepción tiene tiempo de escucharla, después de los registros de la mañana.
Las llamadas del fin de semana esperan al lunes
Un paciente que se rompe un diente el sábado cae en el buzón de voz y no sabe nada hasta el lunes, cuando ese recado queda en la misma pila que los cambios de cita de rutina.
Los pacientes que hablan español esperan o cuelgan
Cerca de un tercio de los residentes de los condados de Santa Bárbara y Ventura habla español en casa (33.9% y 30.1%, Oficina del Censo de EE. UU., Encuesta sobre la Comunidad Estadounidense 2024).
Cuando la única persona bilingüe de tu equipo está ocupada con un paciente, quienes llaman en español esperan en la línea mientras sus preguntas de Medi-Cal Dental se acumulan para esa misma persona.
Lo que hacemos al respecto
Pacientes nuevos agendados aunque la recepción esté ocupada.Cancelaciones que te llegan antes de abrir.Un diente roto en sábado llega a la persona correcta.Preguntas de seguros en cualquiera de los dos idiomas.
Pacientes nuevos agendados aunque la recepción esté ocupada
Victoria pregunta qué necesita la persona y agenda revisiones, limpiezas y consultas en los espacios que marcaste para pacientes nuevos.
El resumen de cada llamada llega en cuanto termina, así la recepción sabe del paciente nuevo antes de que llegue.
Cancelaciones que te llegan antes de abrir
Un paciente que llama a las 7 de la mañana para cancelar habla con Victoria, y el resumen te llega antes de que abra la recepción, con tiempo para ofrecerle esa hora de limpieza a alguien más.
Cada cita que agenda Victoria también recibe un recordatorio por mensaje que el paciente puede contestar; los recordatorios para las limpiezas agendadas en tu software del consultorio necesitan una conexión con ese software, que es un desarrollo a la medida.
Un diente roto en sábado llega a la persona correcta
Victoria contesta todo el fin de semana.
Las limpiezas y las revisiones de pacientes nuevos se agendan en tus primeros espacios entre semana; un diente roto o una hinchazón que está en la lista de urgencias de tu dentista pasa al número que nos diste para urgencias, y cualquier otro síntoma se vuelve una solicitud de llamada marcada para tu equipo.
Preguntas de seguros en cualquiera de los dos idiomas
Con la lista que tú le das, Victoria les dice a quienes llaman con qué planes estás en la red y si atiendes pacientes de Medi-Cal Dental, en español o en inglés, a las 7 de la mañana o a las 9 de la noche, para que tu asistente bilingüe pueda terminar con el paciente que está en el sillón.
Por Nathaniel Ross, fundador · Actualizado el
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