Recepcionista con IA

1. 1Tu teléfono suena mientras estás en un trabajo. Las llamadas a tu línea se desvían a Victoria, como lo dejamos listo contigo en la llamada de configuración, y ella contesta con el nombre de tu negocio.
2. 2Pregunta qué necesita el cliente y responde con lo que cargaste en la configuración: tus servicios, tu horario, tu zona de servicio y los precios o rangos que decidas compartir.
3. 3Un trabajo de rutina va a un espacio libre de tu calendario, y el cliente recibe una confirmación por mensaje antes de que sueltes la herramienta.
4. 4Lo que esté en tu lista de urgencias suena directo en el número que nos diste para eso.
5. 5Antes de la cita, el cliente recibe un recordatorio por mensaje y puede responder para confirmarla o cambiarla.
6. 6Al terminar la llamada recibes un resumen para leer entre un trabajo y otro: quién llamó, qué necesita y qué quedó agendado. Además, cada llamada queda grabada para que la escuches cuando quieras, y registrada en el CRM que te configuramos, así que ningún cliente se pierde ni se queda sin respuesta.

Antes de que Victoria tome una llamada real, la configuramos contigo, por teléfono, o en persona si estás en el área de Santa Bárbara.

Cargamos los servicios que ofreces y los que no, las ciudades que cubres, tu horario, cómo agendas y los precios o rangos que decidas compartir.

Juntos escribimos tus reglas para llamadas urgentes y elegimos el número al que deben sonar: tu celular u otro número que nos des.

Cuando una llamada coincide con una regla, como una fuga activa, una casa sin calefacción o un cliente que se quedó afuera, Victoria la pasa; las demás se agendan o quedan en el resumen.

Hay preguntas que Victoria no responde: un cliente de restaurante que pregunta si un platillo es seguro con su alergia, un paciente que describe síntomas, un inquilino con una pregunta legal.

No da consejos y nunca decide por su cuenta que un problema puede esperar.

Tus reglas deciden qué hace: pasa la llamada a tu número de urgencias, le deja a tu equipo un recado marcado para que devuelva la llamada, o lee las palabras que tú escribiste, como “para preguntas médicas, llame a su doctor, o al 911 en una emergencia”.

Después llamas tú y hablas con ella, y ajustamos lo que no suene a tu negocio antes de que conteste a un cliente.

Victoria también les da seguimiento a los prospectos que nunca llaman: los formularios de contacto y cotización de tu sitio, los anuncios de prospectos de Facebook, Instagram y Google, los comentarios en tus publicaciones y anuncios, Google Local Services y los avisos de Angi y Thumbtack.

Cada uno recibe un mensaje, una llamada o un correo de inmediato, mientras todavía está buscando, y ella agenda el trabajo desde ahí.

Angi, Thumbtack y Yelp mandan cada solicitud a varios negocios a la vez, así que la rapidez decide quién se queda con el trabajo.

Las empresas que contestaron una consulta en línea en menos de una hora tuvieron casi siete veces más probabilidades de hablar con quien decide que las que esperaron apenas una hora más (Harvard Business Review, 2011).

Victoria les contesta a los prospectos de Angi y Thumbtack segundos después del aviso.

Yelp oculta los datos de contacto del cliente, así que con una solicitud de Yelp te avisa en cuanto llega, para que contestes primero en Yelp.

Google Calendar, Outlook, Calendly, Square, Jobber, Housecall Pro, Mindbody, Open Dental y Buildium se pueden conectar directo, así que agenda en la tuya; lo confirmamos en la llamada de configuración.

Los sistemas que necesitan la aprobación del proveedor, como ServiceTitan, Dentrix, AppFolio u OpenTable, también los revisamos en esa llamada.

• Buzón de voz: no cuesta nada extra, y funciona si el cliente deja un recado y tú le regresas la llamada antes de que contrate a alguien más.
• Un servicio de contestación con operadoras: una persona sigue tu guion y toma un recado, o agenda si tu plan lo incluye. Normalmente se cobra por minuto o por llamada.
• Una app de recepcionista con IA que configuras tú: normalmente la cuenta mensual es más baja que la de Victoria. Tú te registras, la configuras y la mantienes al día.
• Una recepcionista en nómina: excelente durante su turno. Para cubrir el teléfono todas las horas de la semana se necesitan 4.2 personas de tiempo completo (168 horas repartidas en semanas de 40).
• Victoria: un precio según tus llamadas (las llamadas extra se cobran por llamada), calculado en la evaluación gratis de 2 minutos. Contesta a cualquier hora en español o en inglés, agenda el trabajo y te manda el resumen, y la configuramos contigo.

Plomeros, contratistas de aire acondicionado y calefacción, techadores, talleres de reparación de electrodomésticos, talleres mecánicos, administradores de propiedades, salones, restaurantes y empresas de albercas: negocios manejados por sus dueños donde una llamada perdida es un trabajo perdido y el teléfono suena cuando tienes las dos manos ocupadas.

Configuramos en persona en el área de Santa Bárbara, y por teléfono en cualquier parte de EE. UU.

Para consultorios dentales y médicos: un servicio de contestación que toma datos de pacientes necesita, según HIPAA, un acuerdo de socio comercial (BAA). Firmamos un BAA con tu consultorio antes de que Victoria conteste llamadas de pacientes, y tu propio asesor legal revisa qué más necesitas; Nathaniel trabajó en IBM en HCUP (Healthcare Cost and Utilization Project), el proyecto federal de datos hospitalarios, donde el trabajo cumplía con HIPAA. De forma predeterminada, en los mensajes y resúmenes solo van el nombre, un número para regresar la llamada y un motivo general como “dolor de muela”.