Recepcionista para consultorios médicos
Citas agendadas, solicitudes de recetas tomadas y llamadas fuera de horario dirigidas según tus reglas, en inglés o español, por Victoria, nuestra recepcionista con IA.
Habla o escribe con Victoria. Tu precio en unos 2 minutos.
Hemos trabajado para
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Las llamadas que Victoria contesta por ti
- “¿Pueden ver hoy a mi hija? Tiene fiebre desde anoche.”
- “Necesito cambiar mi chequeo del jueves.”
- “Ya casi se me acaba la medicina de la presión. ¿El doctor me puede mandar más?”
- “Me hice análisis de sangre el lunes. ¿Ya están mis resultados?”
Más llamadas (4)Menos llamadas
- “Ya cerraron y necesito hablar con el médico de guardia.”
- “Me llegó una cuenta que no entiendo. ¿Quién me explica el cobro?”
- “Soy paciente nuevo. ¿Aceptan Blue Shield? ¿Y Medi-Cal?”
- “¿Me pueden atender en español? Necesito una cita para mi mamá.”
Así va una llamada
Una llamada típica y el resumen que recibes al terminar.
Lo que recibes
- Paciente
- Mateo Ramírez, llamó su mamá
- Consulta
- Por enfermedad
- Cita
- Miércoles, 8:20
- Guardia
- No pidió al médico de guardia
- Idioma
- Español
- Número
- (805) 555-0142
- Se leyeron tus palabras sobre el 911
- Confirmación enviada al teléfono de la mamá
El síntoma que mencionó no va en el resumen.
- Citas agendadas y cambiadas aunque la recepción esté ocupada
- Llamadas fuera de horario atendidas según tus reglas
- Solicitudes de recetas y resultados tomadas, nunca contestadas
- Victoria:
Gracias por llamar a tu consultorio, habla Victoria. ¿En qué le puedo ayudar? I also speak English.
- Cliente:
Hola. Mi hijo tiene fiebre desde la tarde y quiero una cita para que lo vean.
- Victoria:
Claro. Primero le leo lo que el consultorio me pide decir: si cree que es una emergencia, cuelgue y llame al 911. Si necesita hablar esta noche con el médico de guardia, dígamelo y lo comunico.
- Cliente:
No, está bien. Solo necesito la cita.
- Victoria:
La primera cita disponible para consulta por enfermedad es mañana miércoles a las 8:20. ¿Se la aparto?
- Cliente:
Sí, por favor. Se llama Mateo Ramírez, y mi número es el 805-555-0142.
- Victoria:
Listo: Mateo Ramírez, mañana miércoles a las 8:20, consulta por enfermedad. Traiga su tarjeta del seguro. Ahorita le mando la confirmación por mensaje.
Una ilustración de una llamada típica, no un cliente real.
Cómo funciona
- 1
Haz la evaluación gratis
Unas preguntas sobre cómo trabaja tu negocio hoy.
- 2
Recibe tu precio
Lo ves en pantalla antes de comprometerte a nada, y puedes mandártelo por correo.
- 3
Lo dejamos listo
Una llamada de configuración con Nathaniel, en persona en el área de Santa Bárbara o por teléfono o video.
Preguntas frecuentes
¿No ves la tuya? Pregúntale a Victoria en la evaluación, o llama al (805) 970-2936.
¿Firman un BAA?
Sí. Firmamos un acuerdo de socio comercial (BAA, business associate agreement) con tu consultorio antes de que Victoria conteste la llamada de un paciente. Según HIPAA, una entidad cubierta necesita uno con cualquier proveedor que maneje información de salud protegida por ella (HHS, guía "Business Associates"; 45 CFR 164.502(e) y 164.504(e)). Antes de tu primera llamada de paciente, cada proveedor que maneja tus llamadas por nosotros también queda cubierto por un BAA: la compañía telefónica, la conversión de voz a texto, el modelo de IA, la voz, los servidores donde funciona Victoria y donde se guardan los resúmenes y las citas. En la configuración eliges cuánto detalle lleva el resumen, hasta solo el nombre del paciente, su número y un motivo general como "solicitud de receta". Tu propio abogado o asesor de cumplimiento decide qué más necesita tu consultorio.
¿Victoria da consejo médico?
Nunca. Victoria no da consejo médico, no evalúa síntomas por su cuenta y nunca decide por su propio criterio si algo es una emergencia. Tu consultorio escribe las palabras que ella lee. Para cualquier cosa que suene a emergencia, tu guion le indica a la persona que cuelgue y llame al 911, y ella lo lee tal cual, sin agregar nada. Quien llama con una pregunta médica recibe la primera cita disponible o, fuera de horario, tus reglas para comunicarse con el médico de guardia.
¿Qué hace con los resultados y las solicitudes de recetas?
Los toma como recados para tu equipo clínico. No puede dar resultados, así que un paciente que pregunta por ellos queda con una solicitud de llamada con su nombre, fecha de nacimiento y número. Para las recetas, anota el medicamento y la farmacia como el paciente los dice y pasa la solicitud; nunca aprueba una receta. En los dos casos le dice a la persona qué esperar, con las palabras de tu consultorio.
¿Cómo le llegan las llamadas fuera de horario a nuestro médico de guardia?
Según tus reglas. En la llamada de configuración nos dices qué llamadas van al médico de guardia, si Victoria las transfiere a un número o manda una solicitud de llamada, y cuáles esperan a la mañana. Tus palabras para emergencias van primero en cada llamada que las necesite. Las llamadas para cambiar citas o preguntar por una cuenta quedan en la lista de la mañana para la recepción.
Más preguntas (4)Menos preguntas
¿De verdad habla español?
Sí. Tú escoges cómo saluda: en inglés, en español o en los dos idiomas en una sola frase. Después sigue a cada persona y cambia de idioma a media llamada, así un paciente puede agendar una cita, preguntar si aceptas Medi-Cal o dejar una solicitud de receta completamente en español. Tus palabras para emergencias se leen en el idioma de quien llama, y el resumen le llega a tu equipo en inglés.
¿Los pacientes sabrán que hablan con una IA?
Sí, siempre que lo pregunten. Si un paciente pregunta si habla con una persona, Victoria le dice que es una recepcionista con IA del consultorio; nunca dice lo contrario. Quien quiera hablar con una persona puede pedir que le regresen la llamada, y la solicitud va en el resumen.
¿Funciona con nuestro expediente electrónico o sistema de citas?
Dinos cuál usas en la evaluación gratis de 2 minutos; si se conecta o no se prueba durante la configuración. Mientras tanto, agenda en un calendario con los espacios que marcas, y cada cita le llega a la recepción por mensaje para que la pase a tu agenda. La evaluación también calcula tu precio.
¿Quién lo configura?
Nathaniel Ross, nuestro fundador, lo configura él mismo en una sola llamada: en persona en el área de Santa Bárbara, por teléfono en el resto de EE. UU. Ten a la mano los horarios de tus médicos, los tipos de cita y cuánto dura cada uno, los espacios que pueden agendar los pacientes, los planes que aceptas, tus reglas de guardia y las palabras que quieres que se lean para emergencias. El BAA se firma antes de que Victoria conteste la llamada de un paciente, y puedes llamar y escucharla primero.
Los detalles
En resumen
A las 8 de un lunes, los teléfonos no paran: papás que necesitan una consulta hoy para su hijo enfermo, pacientes que cambian su chequeo, alguien que pregunta por su receta, mientras la recepción registra a los primeros pacientes.
Después de las 5, esas mismas llamadas caen en el buzón de voz.
Victoria contesta en inglés o en español, agenda citas en los espacios que tú marcas, toma los recados de recetas y resultados para tu equipo clínico y pasa las llamadas urgentes fuera de horario a tu médico de guardia según tus reglas.
Nunca da consejo médico: tu consultorio escribe cada palabra que dice sobre síntomas y emergencias.
Lo que te frena
A las 8 de la mañana los pacientes esperan en la línea.En el buzón, todas las llamadas fuera de horario suenan igual.Las llamadas de recetas y resultados ocupan la recepción.Los pacientes que hablan español esperan a una sola persona.
A las 8 de la mañana los pacientes esperan en la línea
Los pacientes enfermos llaman en cuanto abres, esperando una cita el mismo día.
Mientras la recepción registra las primeras citas, suenan las otras líneas, y una mamá que espera demasiado en la línea termina llamando a la clínica de urgencias de la esquina.
En el buzón, todas las llamadas fuera de horario suenan igual
Un recado para cambiar un chequeo y uno para el médico de guardia caen en el mismo buzón de voz.
Alguien tiene que escucharlos todos para encontrar la llamada que no podía esperar a la mañana.
Las llamadas de recetas y resultados ocupan la recepción
Cada solicitud de receta o llamada de "¿ya están mis resultados?" necesita el nombre, la fecha de nacimiento y el número del paciente por escrito para pasarlos al equipo clínico.
Esas llamadas ocupan las mismas líneas que intentan alcanzar los pacientes nuevos.
Los pacientes que hablan español esperan a una sola persona
Cerca de un tercio de los residentes de los condados de Santa Bárbara y Ventura habla español en casa (33.9% y 30.1%, Oficina del Censo de EE. UU., Encuesta sobre la Comunidad Estadounidense 2024).
Cuando la única persona bilingüe de tu equipo está con un paciente, quienes llaman en español esperan en la línea o cuelgan.
Lo que hacemos al respecto
Citas agendadas y cambiadas aunque la recepción esté ocupada.Llamadas fuera de horario atendidas según tus reglas.Solicitudes de recetas y resultados tomadas, nunca contestadas.Nunca da consejo médico.
Citas agendadas y cambiadas aunque la recepción esté ocupada
Victoria agenda consultas por enfermedad, chequeos y citas de seguimiento en los espacios que marcas, cambia citas y, con la lista que tú le das, les dice a los pacientes nuevos qué planes aceptas, en español o en inglés.
El resumen le llega a la recepción en cuanto termina la llamada.
Llamadas fuera de horario atendidas según tus reglas
Tú decides qué llamadas fuera de horario van al médico de guardia, cómo le llegan y cuáles esperan a la lista de la mañana.
Para cualquier cosa que tu consultorio considere una posible emergencia, Victoria lee tus propias palabras, que le indican a la persona que cuelgue y llame al 911.
Solicitudes de recetas y resultados tomadas, nunca contestadas
Victoria toma las solicitudes de recetas y las preguntas sobre resultados como recados para tu equipo clínico.
Nunca aprueba una receta ni da un resultado; le dice a la persona lo que tu consultorio indica que sigue.
Nunca da consejo médico
No da consejo médico, no evalúa síntomas y no decide si algo es una emergencia. Tu consultorio escribe y aprueba lo que dice sobre síntomas, y ella lo lee tal cual.
Firmamos un BAA con tu consultorio antes de que conteste la llamada de un paciente.
Por Nathaniel Ross, fundador · Actualizado el
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